Wat is de werkwijze om te melden dat iets stuk is? | voor bestuur en technische commissies

Voor het doorgeven dat er iets stuk is werken we met QR-codes via het programma S1mone. We krijgen als reactie van melders dat ze goed op de hoogte worden gehouden over de gang van zaken. Het 24/7 digitaal kunnen doorgeven van meldingen zonder wachttijd is echt een vooruitgang.  Ook leveranciers zijn zeer tevreden en vinden het fijn direct een duidelijker beeld te hebben van de situatie. Hiermee wordt de reparatie sneller in behandeling genomen.   

Het is tijd voor de volgende stap

De bestuursleden en technische commissies hebben toegang zodat zij overzicht kunnen behouden welke meldingen er worden gedaan voor de VvE.  Momenteel zijn alleen nog de nieuwe en lopende meldingen zichtbaar, er wordt nog gewerkt aan het inzicht krijgen in de reeds afgeronde meldingen.  

Voorheen ontvingen de contactpersonen per e-mail bericht. Tussen het maken van de melding en het ontvangen van de e-mail kon tot wel enkele dagen tijd zitten. Tegenwoordig werken we met het programma S1mone. En kunnen meldingen eenvoudig via de QR-code gemeld worden. Hierdoor ontvang je als bestuur of technische commissie direct een WhatsAppbericht of email over de stand van zaken.

Daarnaast wordt het beoordelen en/of in behandeling nemen makkelijker. In het bericht zit een link naar een webpagina van S1mone. Je klikt daarop en ziet direct drie keuzes. Daarvan kies je er één en geeft waar nodig een korte toelichting. Het ziet er overzichtelijk uit. Hieronder een voorbeeld. 

Keuzemogelijkheid 1: ‘Ik zet deze melding door ter verdere afhandeling’  

Wij weten nu dat wij een externe leverancier mogen inschakelen om de reparatie melding op te pakken. 

Heeft de VvE een voorkeur voor een bepaalde leverancier kun je dit in de opmerkingen toevoegen. 

Keuzemogelijkheid 2: ‘Ik pak deze melding zelf op’ 

Wij weten nu dat jij ervoor zorgt dat de melding wordt opgepakt. Je zorgt ervoor dat er bijv. een lamp wordt vervangen of de deurdranger wordt afgesteld. De meldingen die aan jou worden doorgestuurd zijn ingesteld op de voorkeuren die bij ons als VvE beheerder bekend zijn. 

Keuzemogelijkheid 3: ‘Ik wil overleg’ 

Je wilt graag overleggen. Bijvoorbeeld omdat je denkt dat het handiger is dat bijvoorbeeld een andere gemandateerde deze melding krijgt. Of je hebt al meerdere meldingen van deurdrangers ontvangen terwijl je dit niet kunt oppakken. Of wellicht wil je graag even overleggen met ons omdat je er zelf niet helemaal uitkomt wat de beste keus is. 

Wij proberen bij wijzigingen de nieuwe bestuurs- en technische commissieleden zo snel mogelijk toegang te geven tot S1mone en het account van de oude leden op te heffen. Het kan dus zijn dat als je kort geleden bent afgetreden je nog wel een bericht ontvangt.

We hopen hiermee de belangrijke taak die je voor de VvE uitvoert iets makkelijker te maken. Mocht je nog vragen hebben neem dan gerust contact met ons op.